Was sind die Ziele und Aufgaben der strategischen Personalplanung?
Strategische Personalplanung ist ein vorausschauender Prozess zur Sicherstellung des zukünftigen Personalbedarfs eines Unternehmens. Die systematische Analyse, Planung und Steuerung der Personalressourcen hilft Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig zu sein.
Wie schafft es ein Unternehmen sich auf rasante technologische Entwicklungen personell vorzubereiten? Wie werden demografische Veränderungen und ihre Auswirkungen rechtzeitig eingeplant? Und wie kann auf Veränderungen am Arbeitsmarkt frühzeitig reagiert werden?
Eine Antwort darauf bietet die strategische Personalplanung.
Strategische Personalplanung ermöglicht Unternehmen die richtigen Mitarbeitenden, mit den passenden Qualifikationen, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen.
Unternehmen sind dadurch in der Lage frühzeitig die Belegschaft so aufzubauen, dass sie sowohl quantitativ als auch von den Kompetenzen her zukünftigen Anforderungen gerecht wird.
Dies dient folgenden Zielen:
- Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen
- Kosten minimieren durch Ressourcenoptimierung
- Mitarbeiterbindung und Nachfolgeplanung
- Externe Einflussgrößen frühzeitig einbeziehen
In einer globalen Weltwirtschaft, die ständigen technologischen Veränderungern unterliegt, muss diese Frage regelmäßig gestellt und beantwortet werden.
Wenn frühzeitig geplant wird, kann ein Unternehmen mit einer zukunftsfähigen Belegschaft und den richtigen Skills die eigene Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.
Gleichzeitig verbessert die strategische Personalplanung die Kostensituation maßgeblich, denn sowohl Personalengpässe als auch Überkapazitäten sind vor allem eines: Teuer! Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bei Unterdeckung nicht alle Aufträge angenommen werden können oder kostenintensives Fremdpersonal gemietet werden muss. Die strategische Personalplanung hilft aber auch frühzeitig Überkapazitäten zu erkennen und diese rechtzeitig abzubauen, damit keine vermeidbaren Lohnkosten anfallen.
Ein Unternehmen hat langfristig verschiedene Möglichkeiten die richtigen Stellschrauben zu stellen:
- Das Personal quantitativ durch Maßnahmen wie Einstellung, Leiharbeit oder Abbau, Frühverrentung etc. anzupassen
- Mitarbeitende durch Weiterbildung so auszubilden, dass sie zukünftige Schlüsselkompetenzen besitzen
Den Einfluss den die strategische Personalplanung dabei auf die Mitarbeiterbindung nimmt, ist nicht zu unterschätzen. Denn Mitarbeiter, die weiterqualitfiziert werden um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden, fühlen sich wertgeschätzt und bringen ihre Motivation im Unternehmen ein.
Die strategische Personalplanung richtet den Fokus neben vorhersehbaren internen Entwicklungen auch auf zukünftige Veränderungen, die von außerhalb des Unternehmens zu erwarten sind. Poltische Entscheidungen und Gesetze, Zollbeschränkungen, Technologische Entwicklungen, KI-Potentiale, Klimaveränderungen, internationale Konflikte und sozio-kulturelle Trends haben alle eines gemeinsam: Sie können sowohl eine Chance als auch ein Risiko sein. Ein Unternehmen, das sich mit strategischer Personalplanung auf diese Veränderungen ausrichtet, kann die Chancen früher und besser nutzen und proaktiv den Risiken entgegen wirken.
Was sind die Bausteine einer strategischen Personalplanung?
Die strategische Personalplanung umfasst mehrere zentrale Bausteine, die sicherstellen, dass ein Unternehmen langfristig über die richtigen Mitarbeitenden in der richtigen Anzahl und mit den passenden Qualifikationen verfügt. Die wichtigsten Bausteine sind:
Analyse der Unternehmensstrategie
- Ableitung des Personalbedarfs aus der Unternehmensstrategie
- Berücksichtigung von Markt- und Branchenentwicklungen
Personalbedarfsplanung
- Quantitative Planung: Wie viele Mitarbeitende werden benötigt?
- Qualitative Planung mittels Kompetenzprofilen: Welche Kompetenzen und Qualifikationen sind erforderlich?
- Zeitliche Planung: Wann und für wie lange wird Personal benötigt?
- Räumliche Planung: Wo wird das Personal benötigt?
Personalbestandsanalyse
- Erfassung der aktuellen Mitarbeiterstruktur (Alter, Qualifikation, Fähigkeiten)
- Analyse der Fluktuation, Renteneintritte und interner Karrieremöglichkeiten
Entwicklung der Personalstrategie
- Personalentwicklung: Weiterbildung und Qualifizierungsmaßnahmen
- Karriere- und Nachfolgeplanung
- Talentmanagement
Controlling und Monitoring
- Regelmäßige Überprüfung der Personalstrategie und Anpassung an neue Entwicklungen
- KPIs zur Erfolgsmessung (z. B. Fluktuationsrate, Mitarbeiterzufriedenheit)
Diese Bausteine sorgen dafür, dass die Personalstrategie flexibel und nachhaltig auf zukünftige Herausforderungen ausgerichtet ist.
In diesem Webinar lernen Sie, wie strategische Personalplanung Ihnen hilft, Engpässe und Überkapazitäten in der Personalstruktur frühzeitig zu erkennen und proaktive Maßnahmen zu ergreifen.
Operative versus strategische Personalplanung
In einer sich stetig verändernden Arbeitswelt ist die Fähigkeit eines Unternehmens, strategisch und operativ effektiv zu planen, entscheidend für den langfristigen Erfolg. Die Personalplanung spielt dabei eine zentrale Rolle, insbesondere das Zusammenspiel zwischen strategischer Personalplanung und operativer Personalkostenplanung.
- Die operative Personalkostenplanung konzentriert sich primär auf die kurzfristige Budgetierung und Kostenkontrolle. Sie zielt darauf ab, die aktuellen Personalkosten präzise zu erfassen und zu steuern. Diese Form der Planung ist essentiell für das tägliche Geschäft und hilft, finanzielle Stabilität zu gewährleisten. Mithilfe einer Maßnahmenplanung und dem Vergleich verschiedener Szenarien kann sowohl der Personalbestand als auch die Personalkosten zielgerichtet operativ gesteuert werden. Der Planungshorizont umfasst üblicherweise 1 bis 3 Jahre.
- Im Gegensatz dazu erweitert die strategische Personalplanung diesen Horizont, indem sie langfristige Perspektiven und Szenarien entwickelt, die zukünftige Herausforderungen und Marktchancen berücksichtigen. Strategische Personalplanung befasst sich mit der Planung der benötigten Kapazitäten, Kompetenzen und der optimalen Komposition der Belegschaft. Sie adressiert ebenso die Standortstrategie und langfristige Kostenstrukturen, die mit der Personalstrategie einhergehen. Mithilfe der Jobclusteranalyse als auch der Risikoanalyse lassen sich Abweichungen erkennen. Anschließend wird die Personalstrategie abgeleitet, bei der Maßnahmen beschlossen werden um Lücken zu schließen. Der Planungshorizont kann in der Praxis bis zu 10 Jahren betragen.
Das Zusammenspiel der operativen Personalkostenplanung mit der strategischen Personalplanung ermöglicht es Unternehmen, nicht nur auf das heutige Geschäft zu reagieren, sondern proaktiv für zukünftige Entwicklungen gerüstet zu sein bzw. diese mitzugestalten. Während bei der operativen Personalkostenplanung für die kurzfristige Effizienz und Kontrolle sorgt, ermöglicht die strategische Personalplanung eine nachhaltige Entwicklung, unterstützt die Umsetzung der Geschäftsstrategie und sichert damit die Wettbewerbsfähigkeit durch vorausschauende Planung.
Prozess der strategischen Personalplanung
Beim Durchführen einer strategischen Personalplanung gibt es folgende Arbeitsschritte, die einzeln und nacheinander durchgeführt werden:
- Ausgangslage: Die Personaldaten werden möglichst automatisiert aus den operativen HR-Systemen konsolidiert. Darauf basierend werden Jobcluster erstellt und eine erste Segmentierung vorgenommen.
- Strategiedialog: Im Strategiedialog mit den entsprechenden Geschäftsbereichen werden mögliche Geschäftsszenarien erstellt und auch quantifiziert.
- Validierung der Annahmen: Im nächsten Schritt wird geprüft, welche Treiber für den Personalbestand es gibt. Die Planungsannahmen werden systemseitig eingestellt und validiert.
- Risikoanalyse: Die Risikoanalyse dient dazu verschiedene Szenarien zu überprüfen und sie zu bewerten. Risiken können auf verschiedenen Ebenen entstehen: Bei den Personalkapazitäten (Über- oder Unterdeckung), bei den Kompetenzen (sog. Skill Gap), bei der Komposititon, bei den Personalkosten oder auch dem Standort.
- Handlungsfelder: Aus den vorgenannten Schritten leitet sich die Personalstrategie ab. Das Unternehmen beschließt, welche Maßnahmen es plant umzusetzen. Mit dem 6B-Framework werden die Handlungsoptionen sehr gut beschrieben:
- Borrow – Externe Talente kurzfristig „ausleihen“, z. B. durch Freelancer, Zeitarbeit oder Kooperationen mit Partnerunternehmen.
- Bot/Boost – Automatisierte Prozesse (z. B. KI-gestützte Bewerbervorauswahl, LinkedIn-Ads für Stellenanzeigen) oder gezielte Employer-Branding-Kampagnen zur Reichweitensteigerung.
- Buy – Direkte Rekrutierung durch Headhunter, bezahlte Jobportale oder hohe Gehälter/Boni zur Anwerbung.
- Build – Eigene Talente durch Weiterbildung, interne Entwicklung und Karrierepfade aufbauen.
- Bind – Mitarbeiterbindung durch Benefits, Unternehmenskultur, Weiterentwicklungsmöglichkeiten oder attraktive Arbeitsmodelle (z. B. hybrides Arbeiten).
- Bounce – Analyse von Fluktuation, Maßnahmen zur Rückgewinnung ehemaliger Mitarbeiter (z. B. Alumni-Netzwerke, „Boomerang Hires“).
Unternehmen können mithilfe des Prozesse der strategischen Personalplanung eine ganzheitliche Talentstrategie entwickeln, die sowohl kurzfristige als auch langfristige HR-Ziele berücksichtigt.
Beispiel für die strategische Personalplanung
Nachdem die Ausgangslage erfasst wurde, sollte zunächst einmal ein Do nothing-Szenario erstellt werden. Diese Szenario beschäftigt sich damit, welche Veränderungen und Rahmenbedingungen bekannt sind und wie sich die Belegschaft verändert, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden.
Ein konkretes Beispiel wäre:
Ein multinationales Unternehmen hat Standorte in Deutschland, Asien und Nordamerika.
Bekannte Einflussgrößen basierend auf der Vergangenheit sind
- Renteneintritte. Das Renteneintrittsalter ist pro Region unterschiedlich. Z.B. Deutschland (67 Jahre), Asien (63 Jahre), Nordamerika (68 Jahre) Dies könnte auch je Jobcluster unterschiedlich sein und wird entsprechend als Berechnungsgrundlage hinterlegt.
- Fluktuation. Man nimmt für jede Region eine unterschiedliche Fluktuationsrate an: Z.B. Deutschland (1,5 %), Asien (12%), Nordamerika (7%)
Je nachdem wie die Planzahlen aussehen, kann für jede Region eine sehr unterschiedliche Vorhersage entstehen.
Mögliche Ergebnisse können sein:
- Der Personalbestand entwickelt sich insgesamt negativ => es muss gegengesteuert werden mit einer der oben genannten Maßnahmen
- Der Personalbestand in einzelnen Standorte oder Jobcluster entwickelt sich negativ => Es muss innerhalb der krititschen Bereiche gehandelt werden
Nach Abschluss des Strategiedialogs können Planungsannahmen benannt und modelliert werden. Im Folgenden sind Beispiele dafür dargestellt:
- Wachstum. Das aus der Unternehmensstrategie prognostizierte Wachstum des Unternehmens ist pro Region unterschiedlich. Z.B. Deutschland (-3%), Asien (4 %), Nordamerika (3%) Dies könnte auch je Jobcluster unterschiedlich sein.
- Strategische Initiativen. Es soll ein neuer Standort aufgabaut werden in Asien im Bereich F&E: z.B. Asien im Jobcluster Development Engineering (+10%)
Wenn diese Planungsannahmen bekannt sind, werden in der Langfristprognose der nächsten 5-10 Jahre Personallücken oder Überdeckungen enstehen. Diese Lücken können pro Standort, pro Qualifikationsprofil sehr unterschiedlich sein.
Die Risikoanalyse identifziert die Lücken unterschieden nach Standort und Jobcluster.
Aufgabe der strategischen Personalplanung ist als nächstes Szenarien zur Lückenschliessung zu erstellen.
Im Folgenden haben wir Beispiele für die Lückenschliessung dargestellt:
- Externe Eintritte. Lückenschließung der fehlenden Mitarbeiter über externe Eintritte. Dies dient dem Recruiting als Planzahl z.B. Deutschland (+60 %). Dies könnte je Jobcluster unterschiedlich sein.
- Ausbildung Azubis. Durch die Ausbildung von Azubis können ebenfalls Personallücken geschlossen werden: z.B. Deutschland (+40%)
Dies waren einfache Modellierungsbeispiele. In der Realtität haben Unternehmen häufig mehr als 3 Standorte, höchst differenzierte Jobcluster und Planungsannahmen unterscheiden sich nicht nur auf Landesebene. Um bei dieser Vielzahl an Planungsszenarien den Überblick nicht zu verlieren, kann eine Software sehr helfen.
Häufige Fehler in der strategischen Personalplanung
Anhand der oben genannten Beispiele wird deutlich, dass es sich letztlich bei der strategischen Personalplanung immer um eine Schätzung handeln muss. Je genauer diese Schätzung ist, desto agiler wird das Unternehmen in seiner Handlungsfähigkeit. Nur so können Über- und Unterdeckungen im Personalbereich vermieden werden, die die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen.
Folgende Fehler können bei der strategischen Personalplanung aufreten:
1. Fehlende langfristige Perspektive
Viele Unternehmen fokussieren sich nur auf den kurzfristigen Personalbedarf und vernachlässigen zukünftige Entwicklungen.
2. Unzureichende Datenbasis und Analysen
Ohne eine fundierte Datenanalyse zu Mitarbeiterfluktuation, Demografie und Markttrends bleiben Personalentscheidungen oft vage.
3. Mangelnde Abstimmung mit der Unternehmensstrategie
Die Personalstrategie muss an die Unternehmensstrategie angepasst sein, sonst entstehen Fehleinstellungen und Kompetenzlücken.
4. Fehlende Nachfolgeplanung
Unternehmen unterschätzen oft die Bedeutung der Nachfolgeplanung, was bei plötzlichen Abgängen von Schlüsselkräften zu Problemen führt.
5. Keine gezielte Personalentwicklung
Wenn Mitarbeitende nicht gezielt weiterentwickelt werden, drohen Know-how-Verluste und geringe Motivation.
6. Ignorieren externer Einflussfaktoren
Wirtschaftliche, technologische oder gesellschaftliche Veränderungen (z. B. Digitalisierung, demografischer Wandel) werden oft nicht ausreichend berücksichtigt.
Software für die strategische Personalplanung
Bei der Auswahl und Implementierung einer Software für strategische Personalplanung gibt es mehrere wichtige Aspekte zu beachten, um sicherzustellen, dass die Lösung den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und effektiv eingesetzt werden kann:
- Funktionalität und Flexibilität: Die Software sollte eine breite Palette an Funktionen bieten, darunter Prognosen zur Personalbedarfsplanung, Szenarienplanung sowie die Funktionen der Jobclusteranalyse und der Risikoanalyse. Sie sollte flexibel genug sein, um sich an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens anzupassen.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend, um die Akzeptanz der Software im Unternehmen zu fördern. Die Benutzer sollten in der Lage sein, die Software ohne umfangreiche Schulungen effizient zu nutzen.
- Integration mit anderen Systemen: Die Software sollte nahtlos mit bestehenden HR-Systemen und anderen relevanten Unternehmensanwendungen integriert werden können. Von großem Vorteil sind die HR Stammdaten aus den HR-Systemen wie bespielsweise SAP HCM, SAP H4S4 (SAP Human Capital Management for S/4HANA), SAP SuccessFactors oder Personio, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen.
- Datensicherheit und Compliance: Da die Software mit sensiblen Mitarbeiterdaten arbeitet, ist es wichtig, dass sie hohe Sicherheitsstandards erfüllt und den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht. Dies umfasst auch die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO in Europa.
- Skalierbarkeit: Die Lösung sollte skalierbar sein, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Sie sollte in der Lage sein, eine zunehmende Anzahl von Nutzern und Daten zu bewältigen, ohne an Leistung zu verlieren.
- Kosten und ROI: Die Kosten der Software sollten im Verhältnis zu den erwarteten Vorteilen und Einsparungen stehen.
- Support und Schulung: Ein zuverlässiger Kundensupport und umfassende Schulungsmöglichkeiten sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Nutzer die Software effektiv einsetzen können und bei Problemen schnell Unterstützung erhalten.
- Berichterstattung und Analytik: Die Möglichkeit, detaillierte Berichte und Analysen zu erstellen, ist entscheidend, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Die Software sollte in der Lage sein, Daten in aussagekräftige Informationen umzuwandeln.
Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte kann ein Unternehmen sicherstellen, dass die gewählte Softwarelösung für strategische Personalplanung effektiv ist und einen positiven Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leistet.
Eine Plattform, die alle diese Anforderungen erfüllt ist PeoplePLAN. Erfahren Sie, wie PeoplePLAN Sie bei der Szenarienplanung, die Risikoanalyse, der Jobclusteranalyse und der Entwicklung der Personalstrategie unterstützt.
PeoplePLAN Strategische Personalplanung – einfach integriert und schnell!
Weiterführende Bücher und Leitfäden für die strategische Personalplanung
Renommierte Publikationen und Zeitschriften befassen sich deutschlandweit und auch international mit dem Thema strategische Personalplanung und können eine gute Vertiefung in das Thema darstellen:
- Personalwirtschaft: Dieses Fachmagazin richtet sich an HR-Profis und bietet praxisnahe Artikel, Fallstudien und Analysen zu aktuellen Themen der Personalwirtschaft, einschließlich strategischer Personalplanung. Es ist bekannt für seine umfassende Berichterstattung und tiefgehenden Einblicke.
- HR Performance: Diese Fachzeitschrift konzentriert sich auf die Digitalisierung und Transformation im Personalwesen. Sie bietet Artikel zu strategischen HR-Themen, einschließlich der Planung und Entwicklung von Personalstrategien in einem sich wandelnden Umfeld.
- Harvard Business Review (HBR): Diese renommierte Publikation bietet zahlreiche Artikel und Fallstudien zu strategischen Aspekten der Personalplanung im internationalen Raum. Die HBR ist bekannt für ihre fundierten Analysen und praxisorientierten Einblicke in Managementthemen.
- SHRM (Society for Human Resource Management) Publications: SHRM bietet eine Vielzahl von Artikeln, Forschungsberichten und Whitepapers zu HR-Themen, darunter strategische Personalplanung. Die Organisation ist eine führende Ressource für HR-Profis weltweit.
Diese Publikationen sind bekannt für ihre Qualität und Objektivität und bieten wertvolle Informationen für Fachleute im Bereich der strategischen Personalplanung.
Folgende Handbücher und Leitfäden bieten eine Unterstützung in das Verständnis der Prozesse in der strategischen Personalplanung:
- Strategische Personalplanung leicht gemacht – Ein Handbuch für öffentliche Verwaltungen und Organisationen – Bundesministerium für Arbeit und Soziales
- Strategische Personalplanung für kleine und mittlere Unternehmen -Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern
Nutzen Sie unseren Beratungs-Service und vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Experten für die strategische Personalplanung, operative Personalkostenplanung und dem integrierten Reporting. Wir freuen uns auf Sie.
