{"id":3810,"date":"2022-03-24T09:36:56","date_gmt":"2022-03-24T08:36:56","guid":{"rendered":"http:\/\/www.peopleplan.eu\/?p=3810"},"modified":"2023-04-18T09:39:20","modified_gmt":"2023-04-18T07:39:20","slug":"kostenlose-vorlage-wie-funktioniert-personalkostenplanung-einfach-in-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.peopleplan.eu\/kostenlose-vorlage-wie-funktioniert-personalkostenplanung-einfach-in-excel\/","title":{"rendered":"Kostenlose Vorlage: Wie funktioniert Personalkostenplanung einfach in Excel?"},"content":{"rendered":"\t\t
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Wof\u00fcr wird eine Personalkostenplanung ben\u00f6tigt?<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\"\"Die Personalkostenplanung ist in der Regel Bestandteil der Wirtschaftsplanung eines Unternehmens. Die Personalkosten sind h\u00e4ufig der gr\u00f6\u00dfte Posten und sollten daher mit m\u00f6glichst hoher Genauigkeit geplant werden. Die geplanten Personalkosten m\u00fcssen im Planungsprozess abgestimmt werden mit den zur Verf\u00fcgung stehenden Budgets, geplanten Produktionskennzahlen und \/ oder Ums\u00e4tzen.\u00a0<\/p>

Der Planungsprozess verl\u00e4uft oft iterativ, d.h., einerseits wird bottom-up ausgehend von den Personen und Planstellen geplant, andererseits wird top-down ein Budget zugeordnet. Daher sind ausgehend von einer ersten Planung der Personalkosten Anpassungen notwendig (z. B. Reduzieren eingeplanter Pr\u00e4mienzahlungen). Dabei sind die rechtlichen M\u00f6glichkeiten zu beachten \u2013 die geplanten Personalkosten sollten nach M\u00f6glichkeit nicht die vertraglich z. B. durch Arbeits- und Tarifvertr\u00e4ge gebundenen Kosten unterschreiten.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Welche Kosten werden im Rahmen der Personalkostenplanung geplant?<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Im Rahmen der Personalkostenplanung k\u00f6nnen die verschiedenen Bestandteile der Personalkosten geplant werden. Zu ber\u00fccksichtigen sind dabei alle Mitarbeitergruppen z. B. Festangestellte, Auszubildende, Aushilfen, Praktikanten etc. Die Kostenbestandteile sind u. a.:<\/p>

  • Grundverg\u00fctung<\/li>
  • Zulagen und Sonderzahlungen<\/li>
  • Arbeitgeberbeitr\u00e4ge zur Sozialversicherung (Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung und Beitr\u00e4ge f\u00fcr die Berufsgenossenschaft)<\/li>
  • Freiwillige Sozialleistungen (z. B. betriebliche Altersversorgung)\u00a0<\/li>
  • Sonstige Kosten wie Weiterbildungskosten, Fahrtkosten, Zusch\u00fcsse zur Verpflegung etc. sowie\u00a0<\/li>
  • kalkulatorische Kosten.<\/li><\/ul>

    Zu den letztgenannten z\u00e4hlen beispielsweise der nicht gezahlte Unternehmerlohn. Zudem k\u00f6nnen basierend auf den genannten Kosten weitere Abschl\u00e4ge beziehungsweise Zuschl\u00e4ge ber\u00fccksichtigt werden. Denkbar ist beispielsweise ein pauschaler Abzug auf die gesamten kalkulierten Personalkosten in Folge von Langzeiterkrankungen und kurzzeitigen Auszeiten wie Elternzeiten, f\u00fcr die in der Regel bis zu einer gewissen Dauer keine Vertretung eingestellt wird.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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    Welche Daten flie\u00dfen in die Personalkostenplanung mit ein?<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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    Die Planung der Personalkosten setzt eine Planung des Personalbestands voraus. Die geplante Personalst\u00e4rke ist beispielsweise aus dem Stellenplan des Unternehmens ableitbar. Vor Beginn der eigentlichen Personalkostenplanung sollten daher folgende Fragen gekl\u00e4rt werden:<\/p>

    • Werden Planstellen hinzugef\u00fcgt?<\/li>
    • Sind alle freiwerdenden Planstellen wiederbesetzbar oder m\u00fcssen Planstellen abgebaut werden?<\/li>
    • Werden Planstellen innerhalb des Unternehmens verschoben?\u00a0<\/li><\/ul>

      Die geplanten Kosten setzen sich dann in der Regel aus den geplanten Kosten der Personen auf den Planstellen sowie einer Kalkulation der neu einzustellenden Personen auf besetzbaren Planstellen zusammen. F\u00fcr die bereits eingestellten Personen k\u00f6nnen Ist-Kosten der Vorjahre f\u00fcr das Planjahr hochgerechnet werden oder auf Grund der vorhandenen Daten zur Eingruppierung und Arbeitszeit (und deren bereits vertraglich vereinbarten zuk\u00fcnftigen \u00c4nderungen) sowie der rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Zulagen f\u00fcr Mehrarbeit, Schichtdienste oder Wochenenddienste, vorgeschriebene Stufensteigerungen, verm\u00f6genswirksame Leistungen, Urlaubsgeld, Jahressonderzahlungen und weitere sonstige Zahlungen) geplante Personalkosten berechnet werden. F\u00fcr die besetzbaren Planstellen sind ebenfalls verschiedene Hochrechnungsmethoden denkbar. Zum einen k\u00f6nnen Durchschnittskosten vergleichbarer Mitarbeitender der vergangenen Jahre f\u00fcr die Berechnung herangezogen werden. Anderseits ist denkbar, aus dem Stellenprofil beziehungsweise der Stellenbewertung die erwarteten Kosten zu berechnen.\u00a0<\/p>

      Der konkreten Berechnung der Planwerte liegen weitere allgemeine Planungspr\u00e4missen zu Grund, z. B.:<\/p>

      • angenommene Tarifsteigerung,<\/li>
      • Annahmen hinsichtlich der Entwicklung in der Sozialversicherung (z. B. der Beitragsbemessungsgrenzen),<\/li>
      • Leermonate bei Nachbesetzungen von Planstellen und\u00a0<\/li>
      • durchschnittliche Krankentage beziehungsweise sonstige unbezahlte Abwesenheiten.<\/li><\/ul>

        Verf\u00fcgt das Unternehmen \u00fcber ein Workforce Management System, k\u00f6nnen aus diesem Daten im Rahmen der Personalkostenplanung ber\u00fccksichtigt werden. Insbesondere in Unternehmen mit umfangreichen Schichtsystemen sind die damit anfallenden Kosten zu ber\u00fccksichtigen.\u00a0<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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        Wie kann Excel die Personalkostenplanung unterst\u00fctzen?<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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        Excel bietet umfangreiche M\u00f6glichkeiten f\u00fcr eine Personalkostenplanung. In Abh\u00e4ngigkeit von der Grundverg\u00fctung der Personen k\u00f6nnen beispielsweise die Arbeitgeberbeitr\u00e4ge zur Sozialversicherung, kalkulatorische Kosten sowie pauschale Zuschl\u00e4ge und Sonderzahlungen berechnet werden. Je nach Interesse der Unternehmen und der verf\u00fcgbaren Daten k\u00f6nnen die Kalkulationen hinsichtlich verschiedener Faktoren ausgewertet \/ aufgebaut werden, beispielsweise<\/p>

        • bezogen auf die Kalendermonate<\/li>
        • auf Kostenstellen- oder Kostentr\u00e4gerbasis<\/li>
        • hinsichtlich verschiedener Mitarbeitergruppen.<\/li><\/ul>

          Zudem k\u00f6nnen z. B. f\u00fcr angenommene Tarifsteigerungen verschiedene Szenarien hinterlegt werden. \u00dcber die Nutzung von Makros k\u00f6nnen umfangreiche individuelle Anforderungen ber\u00fccksichtigt werden und beispielsweise die finale Darstellung der Ergebnisse automatisiert aufbereitet werden. Die Personalkostenplanung in Excel erlaubt weiterhin die Integration mehrerer Plausibilit\u00e4tspr\u00fcfungen innerhalb der Berechnungen. Alle Ergebnisse k\u00f6nnen mit den bekannten Excel-Diagrammen visualisiert werden. Eine Musterdatei f\u00fcr eine Personalkostenplanung in Excel kann \u201ehier\u201c heruntergeladen werden.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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          Wann ist eine L\u00f6sung abseits von Excel sinnvoll?<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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          Auch wenn Excel eine Vielzahl an M\u00f6glichkeiten, insbesondere durch den Einsatz von Makros bietet, sollte ab einer gewissen Komplexit\u00e4t (mehr als 200 Mitarbeitende, eine Vielzahl tariflicher Regelungen etc.) \u00fcber Alternativen nachgedacht werden. Insbesondere dann, wenn im Unternehmen bereits eine ERP-Software \u2013 wie beispielsweise SAP HCM \u2013 im Personalbereich im Einsatz ist.\u00a0<\/p>

          In diesen ERP-L\u00f6sungen sind eine Vielzahl der f\u00fcr die Personalkostenplanung ben\u00f6tigten Stammdaten bereits detailliert enthalten, insbesondere wenn eine eigene Gehaltsabrechnung durchgef\u00fchrt wird. Auf diese Daten kann dann eine an die ERP-L\u00f6sung angedockte Personalkostenplanung aufbauen. Damit k\u00f6nnen beispielsweise zuk\u00fcnftige Stufenspr\u00fcnge sowie die individuellen Arbeitgeberbeitr\u00e4ge zur Sozialversicherung (z. B. hinsichtlich der gesetzlichen Krankenversicherung) direkt in der Planung ber\u00fccksichtigt werden.\u00a0<\/p>

          Ein weiterer Vorteil einer in ERP integrierten Personalkostenplanung sind die verbesserten M\u00f6glichkeiten der Plan-Ist-Analyse. F\u00fcr jeden Monat k\u00f6nnen die geplanten und die tats\u00e4chlichen Kosten bezogen auf die Person, einzelne Sachkonten oder konkrete Kostenstellen verglichen und damit Ursachen f\u00fcr Abweichungen schnell ermittelt werden. Die Ergebnisse dieser Analysen k\u00f6nnen genutzt werden, um gegen\u00fcber dem Plan nachzusteuern oder um zuk\u00fcnftige Planungen und deren Pr\u00e4missen zu verbessern.\u00a0<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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          Download kostenlose Excel-Vorlage f\u00fcr die Personalkostenplanung<\/h3>\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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