{"id":11504,"date":"2020-01-12T16:11:31","date_gmt":"2020-01-12T15:11:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.peopleplan.eu\/?p=11504"},"modified":"2025-01-14T11:09:26","modified_gmt":"2025-01-14T10:09:26","slug":"was-ist-personalkostenplanung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.peopleplan.eu\/was-ist-personalkostenplanung\/","title":{"rendered":"Was ist Personalkostenplanung?"},"content":{"rendered":"\t\t
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Warum ist eine Personalkostenplanung f\u00fcr Ihr Unternehmen wichtig?\n<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Personalkosten sind ein Teil der Gesamtkosten im Unternehmen. Ihre Planung ist die auf die Zukunft ausgerichtete Steuerung durch Personalma\u00dfnahmen im Personalcontrolling.<\/p>

Die f\u00fcnf wichtigsten Gr\u00fcnde f\u00fcr den Einsatz einer Personalkostenplanung sind:<\/p>

  1. Hoher Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten<\/li>
  2. Sicherung der Wettbewerbsf\u00e4higkeit<\/li>
  3. Vorbereitung auf ver\u00e4nderte Marktbedingungen<\/li>
  4. Einhaltung von Budgets und gesetzlichen Anforderungen<\/li>
  5. Transparenz und Nachvollziehbarkeit mit dem Ziel der Effizienzsteigerung<\/li><\/ol>

    Neben den operativen Forecast f\u00fcr das laufende Jahr spielt auch die Mittelfristplanung mit einer l\u00e4ngeren Zeitraumbetrachtung von zwei bis zu f\u00fcnf Jahren eine wichtige Rolle. Man spricht auch von operativer Personalkostenplanung<\/a>, die das Ziel hat kurz- und mittelfristige Entscheidungen zu treffen.<\/p>

    Die operative Personalkostenplanung grenzt sich von der strategischen Personalplanung<\/a> ab, die Ma\u00dfnahmen f\u00fcr langfristige Chancen und Risiken der n\u00e4chsten f\u00fcnf bis zehn Jahre abbildet.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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    Abbildung 1: \u00dcbersicht \u00fcber eine ganzheitlich integrierte Personalkostenplanung<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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    Was sind die Ziele der Personalkostenplanung?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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    Die Personalkostenplanung hilft Unternehmen dabei, die Kosten zu kontrollieren, die Ziele der Personalstrategie umzusetzen und sich auf m\u00f6gliche Ver\u00e4nderungen vorzubereiten. Sie stellt sicher, dass finanzielle Ressourcen effizient eingesetzt werden, ohne die Wettbewerbsf\u00e4higkeit oder Mitarbeiterzufriedenheit zu gef\u00e4hrden.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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    Personalkosten sind heutzutage einer der Haupttreiber f\u00fcr die Gesamtkosten in einem Unternehmen. Bei einem Kostenanteil von bis zu 70 % an den Gesamtaufwendungen sollte deren Steuerung im Personalmanagement und Controlling daher eine au\u00dferordentlich hohe Priorit\u00e4t haben. Besonders Unternehmen in Hochlohnl\u00e4ndern wie Deutschland, Schweiz und \u00d6sterreich stehen vor der Herausforderung im internationalen Wettbewerb stets an der Effizienz des eingesetzten Personals gemessen zu werden.<\/p>

    Hier ist Personalkostenplanung einer der entscheidenden Hebel, um wettbewerbsf\u00e4hig zu sein und zu bleiben.<\/p>

    Aber nicht nur die Kostensicht ist entscheidend, wenn es um die zukunftsgerichtete Steuerung von Personal geht. Der Auf- und Abbau von Personalkapazit\u00e4ten ist ebenso von Relevanz f\u00fcr verschiedenste Bereiche des Unternehmens. So hat z.B. das Recruiting eine Vorlaufzeit von vielen Monaten, wenn eine neue Stelle oder sogar ein neuer Standort aufgebaut werden soll. Beim Abbau von Personal sind ebenfalls viele Abh\u00e4ngigkeiten zu ber\u00fccksichtigen, wie die Information an den Betriebsrat oder K\u00fcndigungsfristen, so dass eine gewisse Vorlaufzeit hier entscheidend ist.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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    Strategische Personalplanung mit PeoplePLAN<\/div>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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    In diesem Webinar lernen Sie, wie strategische Personalplanung Ihnen hilft, Engp\u00e4sse und \u00dcberkapazit\u00e4ten in der Personalstruktur fr\u00fchzeitig zu erkennen und proaktive Ma\u00dfnahmen zu ergreifen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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    Auf einen Blick: der Prozess der Personalkostenplanung\n<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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    1. Die Planungsvorbereitung <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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    Planungsrunden, die zur Vorbereitung jeder Personalkostenplanung dienen, erfolgen meist auf Jahresbasis. Neben der Jahresplanung k\u00f6nnen aber auch davon abweichende Planungszeitr\u00e4ume eine Rolle spielen. So k\u00f6nnen mehrj\u00e4hrige Planzeiten f\u00fcr den Aufbau neuer Gesch\u00e4ftsfelder genutzt werden, w\u00e4hrend kleinere Planungsgespr\u00e4che und Forecasts je nach Zweck bis auf Monatsbasis heruntergebrochen werden k\u00f6nnen.<\/p>

    Als Ansatz stehen f\u00fcr die Planungsvorbereitung zwei unterschiedliche Vorgehensweisen zur Verf\u00fcgung:<\/p>

    Top-Down-Methode<\/strong>
    Mit der Top-Down-Methode stellt die Unternehmensf\u00fchrung zun\u00e4chst Kostenvorgaben auf und gibt diese an die Personalabteilung weiter. Diese Vorgehensweise l\u00e4sst sich schnell und kosteng\u00fcnstig umsetzen und erm\u00f6glicht eine sehr einheitliche Planung \u2013 sie kann allerdings an mangelnder Akzeptanz von Mitarbeitern und damit mangelnder Umsetzung scheitern.
    Bottom-Up-Methode<\/strong>
    Bei der Bottom-Up-Methode erfolgt die Abstimmung zwischen Personalabteilung und Management und wird dann als vorgefertigter Planungsvorschlag an die Unternehmensleitung weitergereicht. Dieses Vorgehen sichert eine hohe Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft, birgt aber auch das Risiko, dass unterschiedliche Zielstellungen der Planenden zu Widerspr\u00fcchen und Konflikten f\u00fchren. Zudem ist mit der Bottom-Up-Methode zeit- und kostenintensiver als die Top-Down-Methode.
    Mischverfahren wie etwa das sog. \u201eGegenstromverfahren\u201c k\u00f6nnen die Widerspr\u00fcche der beiden Planverfahren abmildern.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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    2. Die Planungsgrundlage schaffen <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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    Eine zuverl\u00e4ssige Personalkostenplanung entsteht auf der Grundlage von Echtdaten. Diese werden durch die Auswertung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen geliefert und ebenso durch den Mitarbeiterbestand und die organisatorische Einordnung der Mitarbeiter definiert.
    Zu den ben\u00f6tigen Daten, die einer pr\u00e4zisen Personalkostenplanung zugrunde liegen, geh\u00f6ren so z.B. das Mitarbeitergrundgehalt, die Sozialabgaben, Steuern sowie absehbare Sonderzahlungen. Aber auch Tariftabellen, Tarifgruppen, die Fluktuationsdaten der Mitarbeiter sowie Angaben zu Organisationseinheiten, Stellen und Planstellen werden f\u00fcr die Ermittlung einer breiten Datenbasis mit hinzugezogen.<\/p>

    Der Erfolg einer aussagekr\u00e4ftigen Personalkostenplanung beruht immer auch auf der Qualit\u00e4t der zugrundeliegenden Daten \u2013 es ist daher besonders wichtig, die Planungsgrundlage immer auf der Basis m\u00f6glichst aller in den Systemen verf\u00fcgbaren Personaldaten breit anzulegen.<\/p>

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    3. Einflussfaktoren und Ver\u00e4nderungen beachten <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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    Bei der Initiierung der Personalkostenplanung ist besonders darauf zu achten, dass viele Faktoren die H\u00f6he der monatlichen Personalkosten beeinflussen k\u00f6nnen. Personalkosten entwickeln sich also nie einfach geradlinig.<\/p>

    Um dies in der Personalkostenplanung zu ber\u00fccksichtigen, m\u00fcssen sowohl unternehmensspezifische als auch externe Einflussfaktoren auf die Personalkosten betrachtet und in die Planung mit einbezogen werden:<\/p>

    Unternehmensspezifische Einflussfaktoren
    F\u00fcr die Personalkostenplanung k\u00f6nnen z.B. die Fehlzeitentwicklung, Besch\u00e4ftigungsschwankungen, die interne Stellenbesetzungspolitik, h\u00e4ufige Umstrukturierungen oder auch die Einflussnahme des Betriebsrats wichtige, zu beachtende Planungsgr\u00f6\u00dfen sein. Auch betriebliche Anreizsysteme, Weiterbildungskosten und die betriebliche Personalbeschaffungspolitik z\u00e4hlen zu diesen unternehmensspezifischen Einflussfaktoren.
    Externe Einflussfaktoren
    Bei den externen Faktoren haben z.B. Tarifvertr\u00e4ge, \u00c4nderungen der Steuer- und Abgabengesetze, aber auch generelle konjunkturelle Schwankungen sowie die Konkurrenzsituation auf dem Arbeitsmarkt einen erheblichen Einfluss auf die Pr\u00e4zision der Personalkostenplanung und m\u00fcssen daher bereits in die Planungsbasis mit einbezogen werden.<\/p>

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    4. Simulation verschiedener Kostenplanungsszenarien <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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    Die f\u00fcr die Personalkostenplanung gewonnenen Echtdaten k\u00f6nnen unter Ber\u00fccksichtigung der identifizierten Einflussfaktoren nun genutzt werden, um verschiedene Planungsszenarien durchzuspielen und aus den so gewonnenen Ergebnissen eine Nutzen-Risiko-Abw\u00e4gung abzuleiten.<\/p>

    Die Detailebene der Kostenplanungen l\u00e4sst sich dabei bis auf einzelne Mitarbeiter, Stellen und Planstellen herunterbrechen \u2013 ebenso lassen sich aber auch Planungsszenarien auf Unternehmens- und Abteilungsebene simulieren.<\/p>

    Die durch die Planungsszenarien identifizierten Handlungsspielr\u00e4ume bed\u00fcrfen immer zus\u00e4tzlicher Interpretation, um finale Entscheidungen treffen zu k\u00f6nnen. So sollten neben der reinen Planzahlen z.B. auch immer die Auswirkung auf die Mitarbeitermotivation einer Ma\u00dfnahme als auch der Grad der daraus resultierenden Mitarbeiteraus- oder -\u00fcberlastung mit in die Interpretation eines Planungsszenarios eingebunden werden.<\/p>

    Beispiele hierf\u00fcr sind z.B. die Simulation von Gehaltserh\u00f6hung gegen\u00fcber einer Zielvereinbarung mit variablem Entgeltanteil oder auch die Simulation verschiedener Szenarien, in denen \u00dcberstunden bestehender Mitarbeiter gegen die Neueinstellung zus\u00e4tzlicher Mitarbeiter abgeglichen werden.<\/p>

    Wird dies ber\u00fccksichtigt, so liefert Personalkostenplanung wertvolle neue Erkenntnisse, die dem Unternehmen nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine bessere Personalstrategie erm\u00f6glichen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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    5. Plandaten aus Hochrechnungen erstellen <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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    Um Plandaten in der Personalkostenplanung zielgerichtet erzeugen zu k\u00f6nnen, muss zun\u00e4chst festgelegt werden, mit welcher Granularit\u00e4t die Hochrechnung der Daten erfolgen soll.<\/p>

    Hierf\u00fcr stehen zwei Ans\u00e4tze mit unterschiedlichen Vorz\u00fcgen zur Verf\u00fcgung:<\/p>

    Grobe Hochrechnungsoption
    Eine grobe Hochrechnung erm\u00f6glicht es, schnelle Aussagen zu Auswirkungen einzelner Personaleinflussgr\u00f6\u00dfen auf die Kostensituation zu erhalten. Mit dieser Hochrechnungsoption k\u00f6nnen z.B. kurzfristige \u00c4nderungen in den Einflussgr\u00f6\u00dfen dargestellt und analysiert werden.
    Verfeinerte Hochrechnungsoption
    Eine verfeinerte Hochrechnung eignet sich hingegen besonders f\u00fcr l\u00e4ngerfristige Planungsrunden, etwa f\u00fcr grundlegende Jahresplanungen. Diese Hochrechnungsoption ist detaillierter, zeitintensiver und ergibt ein umfangreicheres Aussagebild.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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    6. Review der Planungsszenarien <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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    Die Erkenntnisse, die sich f\u00fcr die Personalkostenplanung aus dem Durchspielen unterschiedlicher Szenerien, aus verschiedenen Hochrechnungen, der Ber\u00fccksichtigung interner wie externer Einflussgr\u00f6\u00dfen sowie aus den unternehmensspezifischen Anforderungen ergeben, werden vor Abschluss zun\u00e4chst noch einem gr\u00fcndlichen Review unterzogen.<\/p>

    Eine solche zus\u00e4tzliche Diskussion der Ergebnisse und Erkenntnisse ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die finale Entscheidung zwischen unterschiedlichen Optionen, die die Personalkostenplanung ergeben hat, auch wirklich mit der strategischen Ausrichtung der internen Beschl\u00fcsse \u00fcbereinstimmt.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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    7. Beschluss der Planungsergebnisse <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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    Die abschlie\u00dfende Entscheidung innerhalb der Prozesskette der Personalkostenplanung erfordert h\u00e4ufig mehr als nur eine Planungsrunde. So kann sichergestellt werden, dass der finale Beschluss eine m\u00f6glichst gro\u00dfe Tragf\u00e4higkeit innerhalb der Unternehmensstruktur aufweist.<\/p>

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    8. Begleitendes Controlling <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t\t<\/i><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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    Bestandteil jeder fundierten Personalkostenplanung sollte auch immer ein Controlling-Prozess sein, der die Umsetzung der geplanten Ma\u00dfnahmen begleitet.<\/p>

    \u201eControlling\u201c bedeutet in diesem Zusammenhang nicht nur einen Soll-Ist-Abgleich, ob Planzahlen \u00fcber- oder unterschritten werden. Vielmehr sollten im Rahmen eines Personalkostenplanungs-Controllings auch regelm\u00e4\u00dfig \u00fcberpr\u00fcft werden, ob sich beispielsweise Einflussfaktoren (intern\/extern) ver\u00e4ndert haben und ob und wie zuvor definierte personalwirtschaftliche Kennzahlen Abweichungen von den geplanten Zielen erkennen lassen.<\/p>

    Controlling beschlie\u00dft die Prozesskette. Es gibt die Sicherheit, dass Risiken rechtzeitig erkannt und Gegenma\u00dfnahmen rechtzeitig eingeleitet werden k\u00f6nnen, um so den langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern, der durch eine erfolgreiche Personalkostenplanung erzielt werden kann.<\/p>

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    \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\"Prozesskette_Personalkostenplanung\"\t\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
    Abbildung 2: \u00dcbersicht der 8 Schritte f\u00fcr eine Personalkostenplanung<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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    Welche Methoden der Personalkostenplanung gibt es?\n<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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    Beim Durchf\u00fchren einer Personalkostenplanung ist es generell zu empfehlen eine mitarbeitergetriebene Planung<\/strong> durchzuf\u00fchren. Dies hat den Vorteil, dass die Personalkostenplanung so genau wie m\u00f6glich ist und die tats\u00e4chlichen Ist-Werte aus dem operativen Lohnabrechnungssystem als Planungsgrundlage hinterlegt sind.\u00a0<\/p>

    Beim Aufbau von neuen Mitarbeitern ist es nicht m\u00f6glich nur von tats\u00e4chlichen Mitarbeitern auszugehen, da hierf\u00fcr lediglich Planstellen existieren. Allerdings kann man durchaus die Kostenstruktur von existierenden Mitarbeitern als Vorlage f\u00fcr die Planung nehmen. Man w\u00fcrde aber die Planung auf Basis von exakten Mitarbeiterkosten dort verwenden, wo sie vorhanden sind. In dem Fall handelt es also sich um eine mitarbeitergeriebene Planung in Kombination mit einer Planung mit Vakanzen<\/strong>.<\/p>

    Beim Aufbau neuer Standorte und Gesch\u00e4ftsbereiche kann man auch g\u00e4nzlich pauschal planen. Man plant also lediglich Planstellen basierend auf Erfahrungswerten. Dies ist auch beim Personalabbau im Planungsprozess m\u00f6glich. Man spricht von einer pauschalen Planung<\/strong>.<\/p>

    Das Forecasting<\/strong> unterst\u00fctzt das Personalcontrolling operativ im Jahresverlauf, um vereinbarte Ziele zu erreichen und proaktiv zu steuern. H\u00e4ufig wird hierf\u00fcr die rollierende Personalkostenplanung eingesetzt, bei der in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden, z.B. einmal im Quartal geplant wird.<\/p>

    Das Personalcontrolling setzt zur Steuerung die Ma\u00dfnahmenplanung<\/strong> ein. Ma\u00dfnahmen k\u00f6nnen sein:<\/p>