Warum ist eine Personalkostenplanung für Ihr Unternehmen wichtig?
Personalkosten sind ein Teil der Gesamtkosten im Unternehmen. Ihre Planung ist die auf die Zukunft ausgerichtete Steuerung durch Personalmaßnahmen im Personalcontrolling.
Die fünf wichtigsten Gründe für den Einsatz einer Personalkostenplanung sind:
- Hoher Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten
- Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit
- Vorbereitung auf veränderte Marktbedingungen
- Einhaltung von Budgets und gesetzlichen Anforderungen
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit mit dem Ziel der Effizienzsteigerung
Neben den operativen Forecast für das laufende Jahr spielt auch die Mittelfristplanung mit einer längeren Zeitraumbetrachtung von zwei bis zu fünf Jahren eine wichtige Rolle. Man spricht auch von operativer Personalkostenplanung, die das Ziel hat kurz- und mittelfristige Entscheidungen zu treffen.
Die operative Personalkostenplanung grenzt sich von der strategischen Personalplanung ab, die Maßnahmen für langfristige Chancen und Risiken der nächsten fünf bis zehn Jahre abbildet.
Was sind die Ziele der Personalkostenplanung?
Die Personalkostenplanung hilft Unternehmen dabei, die Kosten zu kontrollieren, die Ziele der Personalstrategie umzusetzen und sich auf mögliche Veränderungen vorzubereiten. Sie stellt sicher, dass finanzielle Ressourcen effizient eingesetzt werden, ohne die Wettbewerbsfähigkeit oder Mitarbeiterzufriedenheit zu gefährden.
Personalkosten sind heutzutage einer der Haupttreiber für die Gesamtkosten in einem Unternehmen. Bei einem Kostenanteil von bis zu 70 % an den Gesamtaufwendungen sollte deren Steuerung im Personalmanagement und Controlling daher eine außerordentlich hohe Priorität haben. Besonders Unternehmen in Hochlohnländern wie Deutschland, Schweiz und Österreich stehen vor der Herausforderung im internationalen Wettbewerb stets an der Effizienz des eingesetzten Personals gemessen zu werden.
Hier ist Personalkostenplanung einer der entscheidenden Hebel, um wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben.
Aber nicht nur die Kostensicht ist entscheidend, wenn es um die zukunftsgerichtete Steuerung von Personal geht. Der Auf- und Abbau von Personalkapazitäten ist ebenso von Relevanz für verschiedenste Bereiche des Unternehmens. So hat z.B. das Recruiting eine Vorlaufzeit von vielen Monaten, wenn eine neue Stelle oder sogar ein neuer Standort aufgebaut werden soll. Beim Abbau von Personal sind ebenfalls viele Abhängigkeiten zu berücksichtigen, wie die Information an den Betriebsrat oder Kündigungsfristen, so dass eine gewisse Vorlaufzeit hier entscheidend ist.
In diesem Webinar lernen Sie, wie strategische Personalplanung Ihnen hilft, Engpässe und Überkapazitäten in der Personalstruktur frühzeitig zu erkennen und proaktive Maßnahmen zu ergreifen.
Auf einen Blick: der Prozess der Personalkostenplanung
1. Die Planungsvorbereitung
Planungsrunden, die zur Vorbereitung jeder Personalkostenplanung dienen, erfolgen meist auf Jahresbasis. Neben der Jahresplanung können aber auch davon abweichende Planungszeiträume eine Rolle spielen. So können mehrjährige Planzeiten für den Aufbau neuer Geschäftsfelder genutzt werden, während kleinere Planungsgespräche und Forecasts je nach Zweck bis auf Monatsbasis heruntergebrochen werden können.
Als Ansatz stehen für die Planungsvorbereitung zwei unterschiedliche Vorgehensweisen zur Verfügung:
Top-Down-Methode
Mit der Top-Down-Methode stellt die Unternehmensführung zunächst Kostenvorgaben auf und gibt diese an die Personalabteilung weiter. Diese Vorgehensweise lässt sich schnell und kostengünstig umsetzen und ermöglicht eine sehr einheitliche Planung – sie kann allerdings an mangelnder Akzeptanz von Mitarbeitern und damit mangelnder Umsetzung scheitern.
Bottom-Up-Methode
Bei der Bottom-Up-Methode erfolgt die Abstimmung zwischen Personalabteilung und Management und wird dann als vorgefertigter Planungsvorschlag an die Unternehmensleitung weitergereicht. Dieses Vorgehen sichert eine hohe Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft, birgt aber auch das Risiko, dass unterschiedliche Zielstellungen der Planenden zu Widersprüchen und Konflikten führen. Zudem ist mit der Bottom-Up-Methode zeit- und kostenintensiver als die Top-Down-Methode.
Mischverfahren wie etwa das sog. „Gegenstromverfahren“ können die Widersprüche der beiden Planverfahren abmildern.
2. Die Planungsgrundlage schaffen
Eine zuverlässige Personalkostenplanung entsteht auf der Grundlage von Echtdaten. Diese werden durch die Auswertung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen geliefert und ebenso durch den Mitarbeiterbestand und die organisatorische Einordnung der Mitarbeiter definiert.
Zu den benötigen Daten, die einer präzisen Personalkostenplanung zugrunde liegen, gehören so z.B. das Mitarbeitergrundgehalt, die Sozialabgaben, Steuern sowie absehbare Sonderzahlungen. Aber auch Tariftabellen, Tarifgruppen, die Fluktuationsdaten der Mitarbeiter sowie Angaben zu Organisationseinheiten, Stellen und Planstellen werden für die Ermittlung einer breiten Datenbasis mit hinzugezogen.
Der Erfolg einer aussagekräftigen Personalkostenplanung beruht immer auch auf der Qualität der zugrundeliegenden Daten – es ist daher besonders wichtig, die Planungsgrundlage immer auf der Basis möglichst aller in den Systemen verfügbaren Personaldaten breit anzulegen.
3. Einflussfaktoren und Veränderungen beachten
Bei der Initiierung der Personalkostenplanung ist besonders darauf zu achten, dass viele Faktoren die Höhe der monatlichen Personalkosten beeinflussen können. Personalkosten entwickeln sich also nie einfach geradlinig.
Um dies in der Personalkostenplanung zu berücksichtigen, müssen sowohl unternehmensspezifische als auch externe Einflussfaktoren auf die Personalkosten betrachtet und in die Planung mit einbezogen werden:
Unternehmensspezifische Einflussfaktoren
Für die Personalkostenplanung können z.B. die Fehlzeitentwicklung, Beschäftigungsschwankungen, die interne Stellenbesetzungspolitik, häufige Umstrukturierungen oder auch die Einflussnahme des Betriebsrats wichtige, zu beachtende Planungsgrößen sein. Auch betriebliche Anreizsysteme, Weiterbildungskosten und die betriebliche Personalbeschaffungspolitik zählen zu diesen unternehmensspezifischen Einflussfaktoren.
Externe Einflussfaktoren
Bei den externen Faktoren haben z.B. Tarifverträge, Änderungen der Steuer- und Abgabengesetze, aber auch generelle konjunkturelle Schwankungen sowie die Konkurrenzsituation auf dem Arbeitsmarkt einen erheblichen Einfluss auf die Präzision der Personalkostenplanung und müssen daher bereits in die Planungsbasis mit einbezogen werden.
4. Simulation verschiedener Kostenplanungsszenarien
Die für die Personalkostenplanung gewonnenen Echtdaten können unter Berücksichtigung der identifizierten Einflussfaktoren nun genutzt werden, um verschiedene Planungsszenarien durchzuspielen und aus den so gewonnenen Ergebnissen eine Nutzen-Risiko-Abwägung abzuleiten.
Die Detailebene der Kostenplanungen lässt sich dabei bis auf einzelne Mitarbeiter, Stellen und Planstellen herunterbrechen – ebenso lassen sich aber auch Planungsszenarien auf Unternehmens- und Abteilungsebene simulieren.
Die durch die Planungsszenarien identifizierten Handlungsspielräume bedürfen immer zusätzlicher Interpretation, um finale Entscheidungen treffen zu können. So sollten neben der reinen Planzahlen z.B. auch immer die Auswirkung auf die Mitarbeitermotivation einer Maßnahme als auch der Grad der daraus resultierenden Mitarbeiteraus- oder -überlastung mit in die Interpretation eines Planungsszenarios eingebunden werden.
Beispiele hierfür sind z.B. die Simulation von Gehaltserhöhung gegenüber einer Zielvereinbarung mit variablem Entgeltanteil oder auch die Simulation verschiedener Szenarien, in denen Überstunden bestehender Mitarbeiter gegen die Neueinstellung zusätzlicher Mitarbeiter abgeglichen werden.
Wird dies berücksichtigt, so liefert Personalkostenplanung wertvolle neue Erkenntnisse, die dem Unternehmen nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine bessere Personalstrategie ermöglichen.
5. Plandaten aus Hochrechnungen erstellen
Um Plandaten in der Personalkostenplanung zielgerichtet erzeugen zu können, muss zunächst festgelegt werden, mit welcher Granularität die Hochrechnung der Daten erfolgen soll.
Hierfür stehen zwei Ansätze mit unterschiedlichen Vorzügen zur Verfügung:
Grobe Hochrechnungsoption
Eine grobe Hochrechnung ermöglicht es, schnelle Aussagen zu Auswirkungen einzelner Personaleinflussgrößen auf die Kostensituation zu erhalten. Mit dieser Hochrechnungsoption können z.B. kurzfristige Änderungen in den Einflussgrößen dargestellt und analysiert werden.
Verfeinerte Hochrechnungsoption
Eine verfeinerte Hochrechnung eignet sich hingegen besonders für längerfristige Planungsrunden, etwa für grundlegende Jahresplanungen. Diese Hochrechnungsoption ist detaillierter, zeitintensiver und ergibt ein umfangreicheres Aussagebild.
6. Review der Planungsszenarien
Die Erkenntnisse, die sich für die Personalkostenplanung aus dem Durchspielen unterschiedlicher Szenerien, aus verschiedenen Hochrechnungen, der Berücksichtigung interner wie externer Einflussgrößen sowie aus den unternehmensspezifischen Anforderungen ergeben, werden vor Abschluss zunächst noch einem gründlichen Review unterzogen.
Eine solche zusätzliche Diskussion der Ergebnisse und Erkenntnisse ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die finale Entscheidung zwischen unterschiedlichen Optionen, die die Personalkostenplanung ergeben hat, auch wirklich mit der strategischen Ausrichtung der internen Beschlüsse übereinstimmt.
7. Beschluss der Planungsergebnisse
Die abschließende Entscheidung innerhalb der Prozesskette der Personalkostenplanung erfordert häufig mehr als nur eine Planungsrunde. So kann sichergestellt werden, dass der finale Beschluss eine möglichst große Tragfähigkeit innerhalb der Unternehmensstruktur aufweist.
8. Begleitendes Controlling
Bestandteil jeder fundierten Personalkostenplanung sollte auch immer ein Controlling-Prozess sein, der die Umsetzung der geplanten Maßnahmen begleitet.
„Controlling“ bedeutet in diesem Zusammenhang nicht nur einen Soll-Ist-Abgleich, ob Planzahlen über- oder unterschritten werden. Vielmehr sollten im Rahmen eines Personalkostenplanungs-Controllings auch regelmäßig überprüft werden, ob sich beispielsweise Einflussfaktoren (intern/extern) verändert haben und ob und wie zuvor definierte personalwirtschaftliche Kennzahlen Abweichungen von den geplanten Zielen erkennen lassen.
Controlling beschließt die Prozesskette. Es gibt die Sicherheit, dass Risiken rechtzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden können, um so den langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern, der durch eine erfolgreiche Personalkostenplanung erzielt werden kann.
Welche Methoden der Personalkostenplanung gibt es?
Beim Durchführen einer Personalkostenplanung ist es generell zu empfehlen eine mitarbeitergetriebene Planung durchzuführen. Dies hat den Vorteil, dass die Personalkostenplanung so genau wie möglich ist und die tatsächlichen Ist-Werte aus dem operativen Lohnabrechnungssystem als Planungsgrundlage hinterlegt sind.
Beim Aufbau von neuen Mitarbeitern ist es nicht möglich nur von tatsächlichen Mitarbeitern auszugehen, da hierfür lediglich Planstellen existieren. Allerdings kann man durchaus die Kostenstruktur von existierenden Mitarbeitern als Vorlage für die Planung nehmen. Man würde aber die Planung auf Basis von exakten Mitarbeiterkosten dort verwenden, wo sie vorhanden sind. In dem Fall handelt es also sich um eine mitarbeitergeriebene Planung in Kombination mit einer Planung mit Vakanzen.
Beim Aufbau neuer Standorte und Geschäftsbereiche kann man auch gänzlich pauschal planen. Man plant also lediglich Planstellen basierend auf Erfahrungswerten. Dies ist auch beim Personalabbau im Planungsprozess möglich. Man spricht von einer pauschalen Planung.
Das Forecasting unterstützt das Personalcontrolling operativ im Jahresverlauf, um vereinbarte Ziele zu erreichen und proaktiv zu steuern. Häufig wird hierfür die rollierende Personalkostenplanung eingesetzt, bei der in regelmäßigen Abständen, z.B. einmal im Quartal geplant wird.
Das Personalcontrolling setzt zur Steuerung die Maßnahmenplanung ein. Maßnahmen können sein:
- Aufbau
- Abbau
- Arbeitsänderung
- Elternzeit
- Ruhestand
- und viele Weitere
Nach Abschluss der Maßnahmenplanung gibt es häufig mehr als einen Plan. Daraus lässt sich eine Entscheidungsgrundlage erstellen, welcher dieser Pläne günstiger, realistischer oder zielführender ist. Den Vergleich dieser unterschiedlichen Prognosen nennt man Szenarioplanung.
Kennzahlen der Personalkostenplanung
Die wichtigsten Kennzahlen in der Personalkostenplanung sind im Folgenden aufgeführt:
- Planabweichung der Personalkosten: beschreibt wie stark die tatsächlichen Kosten von der geplanten Personalkostenentwicklung abweichen.
Formel: (Tatsächliche Kosten – Geplante Kosten) / Geplante Kosten × 100. - Personalkostenwachstumsrate: Prozentuale Steigerung bzw. Reduktion der Personalkosten über einen bestimmten Zeitraum.
Formel: (Personalkosten im aktuellen Jahr – Personalkosten im Vorjahr) / Personalkosten im Vorjahr × 100.
Ein wichtiges Analyseinstrument über einzelne Kennzahlen hinaus ist zudem die Headcount Bridge. Sie stellt die Veränderungen in der Mitarbeiterzahl (Headcount) grafisch dar, um sie besser nachvollziehen zu können.
Weitere Kennzahlen, die im Zusammenhang mit der Personalkostenplanung relevant sind, sind im folgenden genannt:
- Personalkostenquote: Anteil der Personalkosten an den gesamten Betriebskosten oder am Umsatz.
- Mitarbeiterstruktur nach Kosten: Verteilung der Personalkosten auf verschiedene Mitarbeitergruppen (z. B. Abteilungen, Qualifikationslevel, Vollzeit/Teilzeit).
Personalkostenplanung Beispiel (inkl. Excel Template)
In der Praxis steht jedes Unternehmen vor täglichen Veränderungen, denn auch hier gilt: „Nichts ist so beständig wie der Wandel“.
So haben unternehmerische Veränderungen, wie z.B. die Eröffnung eines neuen Werkes mit neuen Produktionsmitarbeitern einen direkten Einfluss auf die Personalplanung. Aber auch externe Einflussgrößen wie die Inflation beeinflussen die Erwartungshaltung von existierenden und neuen Mitarbeitern an die Steigerung ihrer Löhne und Gehälter maßgeblich.
Folgende Anwendungsfälle kommen in der Praxis häufig vor:
- Aufbau einer neuen F&E Abteilung mit 12 neuen Mitarbeitern in Rumänien.
- Zusätzlich zu den dort geltenden Mitarbeiterlöhnen, wird von einer Kostensteigerung von 8 % ausgegangen
- Die Personalkostenplanung berechnet mit welchen zusätzlichen Lohnkosten inklusive Nebenkosten hier zu rechnen ist.
- Szenario 1: Planung mit Prämienausschüttung
- Szenario 2: Planung ohne Prämienausschüttung
- Ein Vergleich der Prämien ergibt die potenzielle operative Kostenersparnis
3. Beispiel: Abbau von Stellen
- Stellenabbau von 300 Mitarbeitern im Zusammenhang mit der Schließung einer Chemiefabrik im Folgejahr
- Die Berechnung dient der Kalkulation der möglichen Kostenersparnis durch die Personalkosten
Diese Beispiele sind keinesfalls abschließend.
In der operativen Personalkostenplanung werden auch kleinteiligere und komplexere Änderungen geplant, wie z.B. Renteneintritte, die wiederum einen erneuten Aufbau zur Nachbesetzung nach sich ziehen können. Auch Maßnahmen wie Kurzarbeit finden in der Praxis der Planung häufig statt. Um die kostenbezogenen Konsequenzen möglichst genau abzuschätzen und eine konkrete Entscheidung abzuleiten, dient die Personalkostenplanung.
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Häufige Fehler in der Personalkostenplanung
Je komplexer ein Unternehmen ist, desto komplexer wird in der Regel auch die Personalkostenplanung sein.
Ein häufiger Fehler ist daher die Ungenauigkeit in der Planung aufgrund von pauschalen Planungsannahmen. Dies führt zu gravierenden Fehleinschätzungen und letztlich zu Fehlentscheidungen im Personalmanagement.
Während eine reine Excel-Planung für Unternehmen bis zu 100 Mitarbeitern durchaus ausreichen kann, wird es spätestens dann schwierig, wenn die Anzahl weiter wächst, verschiedene Standorte beteiligt sind und diese Standorte auch noch in unterschiedlichen Ländern liegen.
Die Komplexität der unterschiedlichen Lohnstrukturen und Lohnnebenkosten führt nicht selten zu Vereinfachungen in Excel-Listen, die das Planungsergebnis maßgeblich negativ beeinträchtigen.
Ein weiterer häufiger Fehler ist die Geschwindigkeit der Planungsprozesse. Manche Planungsrunden dauern mehrere Wochen, weil Planung ein iterativer Prozess ist und hierfür Daten hin- und hergeschickt werden müssen. Dies ist jedoch nicht nur aus Datenschutzgründen höchst bedenklich, sondern schränkt die Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit stark ein. Ganz nebenbei ist dieser Prozess auch ineffizient, weil er Ressourcen bindet.
Auch die Datenqualität der als Planungsgrundlage verwendeten Daten ist häufig unvollständig oder verkürzt. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn pauschalisierte Kosten zur Planung herangezogen werden, wenn keine Verknüpfung zu den Daten aus der Lohnabrechnung vorliegt.
Es sollten nur die Mitarbeiter Zugriff auf mitarbeiterscharfe Daten haben, die dazu berechtigt sind. So hat das Finanzcontrolling durchaus die Sicht auf die Personalkosten nach Kostenstelle, die mitarbeiterbezogenen Löhne und Gehälter unterliegen aber allein der Kontrolle der Personalabteilungen. Bei dem Verarbeiten von Excellisten ist diese Differenzierung mitunter sehr schwer umsetzbar und birgt somit ein Risko für den Datenschutz.
Software zur Personalkostenplanung
Für Enterprise Unternehmen
Enterprise Unternehmen zeichnen sich nicht nur durch die Größe ihrer Bilanzsumme und Mitarbeiterzahl vom Mittelstand ab. Sie zeichnen sich aus durch dezentrale Standorte, unterschiedliche Währungen, unterschiedliche gesetzliche Regelungen und verschiedene Sprachen. Umso wichtiger ist es hier ein zentrales Planungsinstrument zu haben, mit dem dezentral und berechtigungsgesteuert geplant werden kann.
So nutzen viele große Unternehmen SAP HR Systeme wie SAP HCM, SAP H4S4 oder SAP SuccessFactors. Diese Systeme berücksichtigen Währungen, Sprachen und weitere Standortspezifika bestens und exakt. Diese Anbindung ist ideal um vorhandene HR-Daten bei der Planung zu berücksichtigen. Die Anbindung ist möglich durch die Verwendung von Standard-Schnittstellen.
Die Software PeoplePLAN erlaubt eine Anbindung von Lohnabrechnungsdaten und Personalstammdaten über Schnittstellen. Gleichzeitig können aber Abrechnungsdaten auch einfach über Excel-Import bereitgestellt werden. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn eine einzelne Landesgesellschaft ein völlig anderes HR-System nutzt.
Für den Mittelstand
Mittelständische Unternehmen verfügen sehr häufig über mehrere Standorte – und dies nicht selten international. Die pure Anzahl der Mitarbeiter mag weniger sein als bei Großunternehmen, die Komplexität in der Planung ist es mitnichten.
Auch hier ist es ratsam vorhandene Plandaten direkt aus den operativen HR-Systemen zu gewinnen. Dies kann neben SAP HCM, SAP SuccessFactors oder SAP H4S4 auch ein Personio-System sein oder die Anbindung über einen Excel-Import.
Die Software PeoplePLAN bietet eine solche Planung, die sich sowohl für die dezentrale als auch für die zentrale Planung eignet und Geschäftsbereiche mit genauen Daten separat beplanen lässt.
Für kleine Unternehmen
Kleinere Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl unter 100 bietet es einen immensen Mehrwert, wenn sie eine operative Personalkostenplanung durchführen. Allerdings kann es hier ausreichend sein die Personalkostenplanung in Excel durchzuführen, denn die Komplexität ist hierbei beherrschbar und in aller Regel gehen damit keine zusätzlichen Kosten einher.
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Eine operative Personalkostenplanung kann einfach, integriert und schnell sein.
Mit PeoplePLAN können Sie Personalkapazitäten und Kosten in wenigen Sekunden hochrechnen und verschiedene Szenarien miteinander vergleichen. Sie planen die Maßnahmen, die ihr Unternehmen braucht um in den nächsten Jahren wettbewerbsfähig zu sein und nachhaltige, transparente Entscheidungen zu treffen.
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