Intuitives Personal- und Personalkostenplanungssystem für die Harmonisierung der Planungsprozesse bei der REWE Group
Die REWE Group zählt zu den führenden Handels- und Touristikkonzernen in Europa. Die Geschäftstätigkeit liegt bei der Bedienung von Kunden mit Lebensmitteln, Heimwerker- und Gartenbedarf sowie Touristik. Heute bedient die REWE Group täglich mehr als 12 Millionen
Kunden.
Im Jahr 1927 schlossen sich 17 Einkaufs-genossenschaften zum „Revisionsverband der Westkaufgenossenschaften“ – kurz REWE – zusammen, um die Ressourcen für den Einkauf von Lebensmitteln zu bündeln.
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Mitarbeitende: 380.000 (REWE Group)
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Gesamtaußenumsatz: 76,5 Mrd. € (REWE Group)
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> 12 Millionen Kunden täglich
Die REWE Group ist mit rund 380.000 Mitarbeitern, die in 15.550 Märkten und Reisebüros arbeiten, ein sehr personalintensives Unternehmen.
Die REWE Group benötigte eine Lösung für ein Personalkostenplanungssystem, um die personalwirtschaftliche Planung umzusetzen und die Ziele erreichen zu können.
Von der REWE Group wurden gemeinsam mit der CubeServ folgende Projektziele festgelegt:
- Implementierung eines einheitlichen personalwirtschaftlichen Planungsinstrumentes auf Basis einer bekannten und beherrschbaren Technologie SAP-BW
- Sicherstellung eines „Single Point of Truth“ für alle HR-Daten auch in der Planung
- Schaffung von Transparenz durch Dokumentation der Planungsgründe
- Verknüpfung personalwirtschaftlicher und monetärer Zielvorgaben im Rahmen der Personalplanung
- Harmonisierung der Planungsprozesse durch eine standardisierte Vorgehensweise
- Abbildung aller Planungsmaßnahmen und deren Auswirkungen auf Personalbestand und Kosten
- Möglichkeit eines „Roll-Back“ bereits durchgeführter Planungsmaßnahmen während der Planungsphase
- Automatische Anpassung aller Berechnungen einschließlich der tariflichen Anpassungen und Sozialversicherung
- Berücksichtigung individueller entgeltlicher Erhöhungen der Mitarbeitenden und weiterer Kostenbestandteile
- Abbildung von Versetzungen in eine andere Organisationseinheit einschließlich der Nachbesetzung von Stellen
Zusammenfassend war das Ziel, die Harmonisierung der Planungsprozesse durch eine einheitliche und standardisierte Vorgehensweise zu realisieren.
Nachdem das Setup für das Projekt erstellt worden war, lag der Fokus auf folgenden Themen bzw. Funktionalitäten:
- Dezentrale intuitive operative Personalkostenplanung
- Vergleichbarkeit und Qualitätssicherung der Daten inkl. der Berücksichtigung feststehender zukünftiger Informationen
- Verzicht auf lokale Daten oder Aufzeichnungen
- Einbindung der Planungsergebnisse in die bestehende Reporting-Landschaft (Dashboards, Online-Reports)
- Alle Planungsakteure verfügen über den gleichen Informationsstand
- Stetige Verfügbarkeit von Daten und Informationen zur und nach Abschluss der Planung sowie in den Folgejahren
Das Projekt erstreckte sich über 18 Monate und war strukturiert in die Teilbereiche „Erstellung Fach- und Technisches Konzept“, „Entwicklung Prototyp“, „Pilotierung“ und „Roll-Out“.
Folgende Vorteile bringt das neue System mit sich:
- Das neue Planungstool harmonisiert die Planungsprozesse durch eine einheitliche und standardisierte Vorgehensweise
- Alle Planungsmaßnahmen können monatsgenau erfasst werden. Aus der Maßnahme leitet das Tool ab, ob es sich um Monatsanfang oder -ende handelt
- Für jede Planstelle werden Vergangenheits-, Ist- und Prognosewerte bereitgestellt
- Relevante Kennzahlen und Stichtage werden für den eigenen Verantwortungsbereich übersichtlich dargestellt
- Bestandsverändernde Maßnahmen können mitarbeiter- bzw. planstellengenau erfasst werden, ebenso auch die Versetzung eines Mitarbeiters
- Verschiedene monetäre Anpassungen sind am Mitarbeiter, der Planstelle oder einer Organisationseinheit möglich, aber auch pauschal für die gesamte Einheit
- Das neue Tool berücksichtigt die Mechanismen zur Berechnung des jeweiligen Urlaubs- und Weihnachtsgeldes sowie etwaiger Jubiläumszahlungen automatisch
- Das Tool dokumentiert, zu welchem Zeitpunkt von wem Daten erfasst, und welche Veränderung impliziert wurden
- Das Berechtigungsmanagement der Nutzer erfolgt automatisch anhand bestimmter technischer Kriterien
Durch eine effektive und partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter*innen der REWE GROUP und CubeServ konnte ein intuitives System zur Personalplanung aufgebaut werden, das die Harmonisierung der Planungsprozesse durch eine einheitliche und standardisierte Vorgehensweise ermöglicht.
