JK-Gruppe: Implementierung einer internationalen und integrierten Personalkostenplanung mit PeoplePLAN
Im Jahr 1927 als Schreinerei gegründet, ist die JK Group heute ein führender Anbieter in den Bereichen Well-Being, Lifestyle und Healthcare. Zum Traditionsunternehmen gehören die Profi-Solarien von Ergoline, Wellsystem Hydrojets, pure UVC-Luftentkeimer und DAYON Premium-Heimsolarien.
International ist das Unternehmen als Lichtspezialist mit fast 50 Partnern weltweit und Tochtergesellschaften in den USA, Niederlande und Großbritannien vertreten. Die Produktion findet aus Qualitätsgründen in Deutschland statt.
-
mehr als 450 Mitarbeiter (2024)
-
Export in mehr als 50 Länder weltweit
Die JK-Gruppe, ein führendes Unternehmen in den Bereichen Wellness, Lifestyle und Healthcare, zeigt beispielhaft, wie eine effiziente Personalkostenplanung internationaler Teams zum Unternehmenserfolg beiträgt. Mit großem Erfolg exportiert das Unternehmen, das ausschließlich in Deutschland produziert, seine hochwertigen Produkte in über 50 Länder weltweit. Unterstützt wird dieser globale Erfolg durch eine flächendeckende Präsenz in Form von Vertriebsgesellschaften und Partnern.
Angesichts dieser globalen Ausdehnung stand die JK-Gruppe vor der Herausforderung, eine internationale Personalkostenplanung für die in Deutschland und international verteilten Mitarbeiter durchzuführen. Diese strategische Personalkostenplanung ist für das Unternehmen von zentraler Bedeutung. Die bisherige operative Personalkostenplanung mit Excel war angesichts der gewachsenen Unternehmensstruktur nicht mehr zeitgemäß. Insbesondere die Integration und exakte Abbildung der Mitarbeiterdaten aus Deutschland und der Schweiz, die bereits effizient mit SAP HCM verwaltet wurden, erforderte eine innovative Lösung.
Wie kann eine solche vielfältige Systemlandschaft in eine gemeinsame dezentrale Personalkostenplanung konsolidiert werden?
JK-Gruppe entschied sich für die SaaS-Lösung der CubeServ: PeoplePLAN, mit der sowohl SAP HCM über verfügbare Schnittstellen angebunden werden konnte, als auch über Flatfile-Upload die Daten von Drittsystemen integriert werden konnten.
JK-Gruppe hatte vorab die wichtigsten Projektziele definiert:
- Transparenz: Die Planung soll jederzeit die Übersicht über geplante Kapazitäten und Kosten herstellen und auch Szenarien gegenüberstellen können.
- Schnelle Implementierungszeit: Die Personalkostenplanung sollte ohne lange Projektlaufzeit umgesetzt werden können.
- Höchste Genauigkeit: Regelmäßige Generierung von Planungsdaten basierend auf Ist-Werten, um genaue Hochrechnungen zu erstellen.
- Einfachheit: Intuitives, webbasiertes Frontend mit integrierter Berichtsfunktionalität für eine hohe Akzeptanz der Anwender.
JK-Gruppe war es wichtig, möglichst schnell mit der Personalkostenplanung produktiv zu gehen, was innerhalb einer Implementierungszeit von nur sechs Wochen realisiert werden konnte.
Dies war nur durch den Einsatz einer direkt verfügbaren SaaS-Software möglich, für die lediglich einmalig die Schnittstelle zu SAP HCM für die Landesgesellschaften Deutschland und Schweiz konfiguriert wurde. Es erfolgte ein Onboarding für JK-Gruppe und die HR-Daten der anderen Landesgesellschaften wurden über Import in das Personalkostenplanungstool integriert.
Mit der produktiven Planungslösung profitiert JK-Gruppe nun von folgenden Möglichkeiten und Vorteilen:
- Verlässliche Entscheidungen zu geplanten Mitarbeiterzahlen und Personalkosten durch zuverlässige Daten.
- Schnelligkeit im Planungsprozess durch automatische Aktualisierung auf der Grundlage von Ist-Werten aus SAP HCM.
- Effizienz in der Planung durch eine systemgestützte Prozessstandardisierung mit klaren Rollen und Berechtigungen und der Möglichkeit, beliebig viele dezentrale Planungsverantwortliche in den Prozess einzubeziehen.
- Intuitive Planung ohne Schulungsaufwand über den webbasierten Personalmaßnahmenplaner in PeoplePLAN.
- Hohe Granularität in der Planung durch eine mitarbeiterscharfe Planung für Mitarbeiter und Vakanzen.
- Transparenz durch integrierte Berichtsfunktionalität, mit der Maßnahmen visualisiert, verglichen und detailliert nachvollzogen werden können.
Um die hohen Anforderungen an Flexibilität und Geschwindigkeit in der Personalkosten- und Bestandsplanung zu erfüllen, kann JK-Gruppe nun auf ein robustes und verlässliches Tool zählen, mit dem die Planung einfach, transparent und integriert funktioniert.
„Die Planung von Personal und die Hochrechnung der damit verbundenen Kosten war für uns als internationales Unternehmen ziemlich aufwändig und fehleranfällig. Mit PeoplePLAN ist das deutlich einfacher und schneller geworden“.
(Saskia Schmitz, Head of Accounting, JK-Gruppe GmbH)
