Integrierte und flexible Personalkostenplanung bei illwerke vkw
Als österreichischer Energieversorger mit 1200 Beschäftigten in Vorarlberg ist illwerke vkw AG in vier Geschäftsfeldern tätig:
- Wasserkraft
- Versorgung und Dienstleistung
- Energienetze
- Tourismus
Illwerke vkw bauen moderne Pumpspeicherkraftwerke, entwickeln Infrastruktur für E–Autos, betreiben leistungsfähige Energienetze, bringen die Digitalisierung voran und managen eine attraktive Tourismus–Destination.
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Rund 1.200 Mitarbeitende
Die Personalplanung für die rund 1.200 Mitarbeiter der illwerke vkw AG erfolgte überwiegend mit IT Tools, die nicht direkt mit dem datenführenden SAP HCM System verknüpft waren. Köpfe und Beträge wurden in zwei unterschiedlichen Systemen geplant, so dass Kosten und Personalbewegungen an mehreren Stellen gleichzeitig gepflegt werden mussten. Das hat einen hohen manuellen Aufwand verursacht und zu unnötigen Fehlerquellen geführt.
Gleichzeitig sorgten steigende Anforderungen aus dem Management und zunehmende Erwartungen an die Variationsmöglichkeiten in der Personalplanung durch Simulation für eine höhere Komplexität des Planungsprozesses. Es war daher unbedingt notwendig, die unterschiedlichen Elemente der Personalplanung künftig zusammenzuführen und in die bestehende SAP-Systemlandschaft zu integrieren.
Mit der Verfügbarkeit eines SAP Business Warehouse und dessen Anbindung an das SAP HCM als führendes personalwirtschaftliches System war die technische Grundlage für die Personalkostenplanung geschaffen.
Für die Hochrechnung der Personalkosten musste die komplexe Tarifumstellung mit Bestandsschutz für bestehende Mitarbeiter berücksichtigt werden. Um den Planungsprozess zu vereinfachen, wurden Personalabgänge simuliert und bereits im SAP HCM hinterlegte Stichtage für Ereignisse direkt in der Hochrechnung der Daten berücksichtigt.
Gleichzeitig wurde das auf Knopfdruck verfügbare Reporting des Personalstands aufgebaut. Hierzu musste nicht nur die Berichtsstruktur im SAP BW hinterlegt, sondern auch die Historisierung der Daten umgesetzt werden. Wie in allen HR-BI Projekten war die Konzeption und die Umsetzung der Rollen und Berechtigungen Pflicht.
Ziel war es, durch moderne Technologien relevante Informationen und Daten systemisch nutzbar zu machen, um die Qualität der Personalplanung bei der illwerke vkw AG zu erhöhen. Der bereichsübergreifende Planungsprozess sollte durchgängig IT-gestützt in die bestehende Infrastruktur eingebettet werden. Als zentrales Planungselement sollte die neue SAP-basierte Planung auch zur Visualisierung von Organisations- und Planungsgrößen genutzt werden.
Im Projektteam waren die Aufgaben klar Verantwortlichen zugeteilt. Deren Kompetenz und fachliches Verständnis für den Prozess und die Details der Personalkostenplanung waren der Garant für klare Anforderungen und eine zielgerichtete Implementierung. In regelmäßigen Meetings wurde das Gesamtbild immer wieder abgestimmt und in einer ausführlichen Testphase abgerundet.
Die Anwender können nun dezentral an der Personalkostenplanung teilnehmen. Durch die umfangreichen Funktionen in der Hochrechnung ist die Qualität der bereitgestellten Daten sehr hoch. Die heterogenen Datenlandschaften konnten zudem harmonisiert werden, wodurch eine doppelte Datenpflege nun vermieden werden kann und das HR Controlling sich seinen Hauptaufgaben widmen kann: der Steuerung des HR durch Personalmaßnahmen im Sinne der Ziele der illwerke vkw AG. Auch die vom Management geforderte Möglichkeit der Gegenüberstellung von geplanten Maßnahmen durch Szenariosimulation kann nun endlich in kürzester Zeit, basierend auf Echtzeitdaten, realisiert werden.
