Globaler Workforce Planning Rollout zum Stichtag mit Boehringer Ingelheim
Als größtes forschendes Pharmaunternehmen in Deutschland liegt das Kerngeschäft im Erforschen, Entwickeln, Herstellen und Vertreiben von Arzneimitteln.
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Rund 52.000 Mitarbeitende weltweit
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Bedient mehr als 130 Märkte weltweit
Als globales Unternehmen steht Boehringer Ingelheim weltweit vor der herausfordernden Aufgabe, die Planung der Personalkapazitäten und -kosten von rund 52.000 Mitarbeitenden zentral zusammenzuführen und zu steuern.
In der Vergangenheit gab es bei Boehringer Ingelheim für die Personalplanung keinen globalen harmonisierten Standardprozess und kein einheitlich genutztes System. Nicht nur die Planungszeitpunkte, sondern auch die Planungsgranularität variierten je nach Landesgesellschaft, da der Planungsprozess größtenteils auf lokale Anforderungen ausgerichtet war.
Da die Personalplanung einen wesentlichen Bestandteil des Budgetplanungsprozesses der Finanzplanung darstellt, wurde entschieden, einen globalen Ansatz zu etablieren, der HR- und Finanzdaten synchronisiert und eine konsistente Sicht auf die Plandaten ermöglicht. Die Ausschreibung «Workforce Planning» sollte diesen globalen Ansatz zur Umsetzung bringen und die Harmonisierung sowie Standardisierung des Planungsprozesses innerhalb des Konzerns weiter vorantreiben.
Um zur Planungsrunde 2021 einen globalen Standard bei Boehringer Ingelheim zu nutzen, waren nur 6 Monate zur Implementierung vorgesehen. Dies verlangte eine klare Kommunikation und fokussierte Zusammenarbeit zwischen Boehringer Ingelheim und CubeServ. Mit Disziplin, konzentriertem fachlichen Austausch und enger Abstimmung innerhalb des Projektteams konnte der in der Ausschreibung benannte Stichtag für die Produktivsetzung auf den Tag genau gehalten werden.
Das neue Tool «Workforce Planning» sollte mit seiner Einführung die «single source of truth» für konzernweit harmonisierte HR- und Finanzdaten liefern und eine vollständige und transparente Sicht auf Mitarbeiterkapazitäten und Personalkosten ermöglichen. Der dezentrale Planungsprozess hatte durch die Kostenstellenverantwortlichen mit intuitivem Front End im Self-Service ausgeführt zu werden.
Eine Besonderheit lag in der Anbindung der SAP SuccessFactors-Paymentdaten als Grundlage für die mitarbeiterbezogene Kostenplanung, ergänzt um Kostenarten aus dem Controlling.
Es war Boehringer Ingelheim wichtig, dass zusätzlich zur Planung einzelner Kostenstellen auch die Möglichkeit einer aggregierten Planung angeboten wurde. Die globale Kostenstellenhierarchie diente hierbei als zentrales Navigationsobjekt und Grundlage zur Vergabe von Systemberechtigungen der unterschiedlichen Usergruppen.
„Das neue Workforce Planning bei Boehringer Ingelheim ermöglicht die Planung der weltweiten Kapazitäten und Personalkosten auf Basis von standardisierten Strukturen und Prozessen. Das neue Tool ist ein wichtiger Schritt für die weitere Gestaltung der Planungsaktivitäten bei Boehringer Ingelheim. Mit CubeServ als Partner war es möglich, auf eine bereits bestehende und etablierte Systemlösung aufzubauen. Dies ermöglichte eine gute Adaption unserer Anforderungen und den erfolgreichen Projektabschluss
in einem engen Zeitrahmen.“
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Christian Dittrich, Business Project Lead, Boehringer Ingelheim
Aufgrund der vorherrschenden Reise- und Kontaktbeschränkungen während der Corona-Pandemie wurde das Projekt durchweg remote umgesetzt. Das Projekt wurde mit agilen Methoden durchgeführt und teilte sich in verschiedene Phasen auf:
- Solution Design: Anforderungsdefinition (5 Monate)
- Solution Build: Implementierung und Testing (6 Monate)
- Go live: Roll-out und Hypercare (5 Monate)
Monatliche «Viewpoints» während der Build-Phase dienten zum Abgleichen der Ergebnisse mit den zuvor definierten Anforderungen an das System. Die wöchentlichen Abstimmungen auf Projektmanagementebene ermöglichten einen Austausch hinsichtlich offener Fragestellungen und die Verfolgung von Risiken. Darüber hinaus gab es während des gesamten Implementierungszeitraums eine enge Zusammenarbeit zwischen den Arbeitspaket-Verantwortlichen von Boehringer Ingelheim und den jeweiligen Architekten seitens CubeServ.
Die hochmoderne, webbasierte Lösung ist zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Fachbereiche Business, HR und Finance. «Workforce Planning» bringt mehrere Vorteile mit sich:
- Eine einzige Plattform zur Planung von Kapazitäten und Kosten
- Klare Verantwortlichkeiten im Prozess
- Vorgefüllte Planungsmasken durch verknüpfte HR- & Finance-Daten
- Intuitives Planungscockpit & umfangreiche Berichte
- Schnellere Entscheidungsfindung
