Können Sie Ihren Planern im Rahmen Ihrer Personalkostenplanung ein exaktes, strategisch abgeleitetes Personalkostenziel nennen, das mit Ihrer Finanzplanung harmoniert?
Können Sie bei Umsatz-/und Gewinnveränderungen auf Knopfdruck exakt ermitteln, wie Sie Ihre Personalkosten und Mitarbeiterkapazitäten anpassen müssen, um auf die Veränderung angemessen zu reagieren?
Und sind Sie in der Lage, all dies mit Echtzeit-Daten, in kürzester Zeit, mit sehr geringem Aufwand und mit höchster Genauigkeit zu tun?
Die Innovation – das KPI-PCM-Framework©
Das KPI-PCM-Framework© (Key-Performance-Indicator based Personnel-Cost-Management©) – in Verbindung mit der SAP Analytics Cloud und PeoplePLAN ermöglicht genau dies!
Das KPI-PCM-Framework© ist ein Konzept zur integrierten Personalkostenplanung und -steuerung, entwickelt vom Start-Up HR Metrics Consulting. Dieses Konzept – abgebildet in der SAC und in PeoplePLAN – vereint die Stärken von „Bottom-Up“ und „Top-Down“-Verfahren und ermöglicht es Ihnen, Ihre Personalkosten anhand von Schlüsselkennzahlen plan- und steuerbar zu machen. Zentrales Steuerungselement der Personalkostenplanung stellt hierbei die Kennzahl der Personalrentabilität dar. Diese setzt eine planerische Erfolgsgröße (z.B. Umsatzerlöse, Deckungsbeiträge, Stückzahlen, o.ä.) und Ihre Personalkosten ins Verhältnis. Damit werden die bekannte „Personalaufwandsquote“ und der Gedanke der Rentabilitätsrechnung vereint – was für die Personalkostenplanung und -steuerung neue Möglichkeiten bringt.
Ableitung strategisch fundierter Ziel-Personalkosten
Im Personalkostenplanungs-/-steuerungsprozess wird ausgehend von der Planung der Erfolgsgröße (z.B. der Umsatzplanung) die Ziel-Personalrentabilität je Bereich für die Planperiode von der strategischen Managementebene festgelegt. Hierzu dient ein Dashboard in der SAC, welches alle relevanten Daten vereint. Hierbei gilt es stets die Entwicklung der Kennzahl in der Vergangenheit, sowie das strategische Ziel im Blick zu behalten – neben kurz- und mittelfristigen Einflüssen auf die Personalkosten, wie z.B. Automatisierungsprojekte. Im Anschluss daran werden automatisiert die bereichsspezifischen Ziel-Personalkosten errechnet und in zwei Teile differenziert:
- Personalkosten für Bestandspersonal – welche mit PeoplePLAN auf Knopfdruck – inkl. geplanter Gehaltsanpassungen – hochgerechnet werden können, sowie
- Personalkosten für den Aufbau/Abbau personeller Ressourcen.
Effektive Maßnahmen planen – mit PeoplePLAN-Cockpits
Auf Basis der Hochrechnung der Personalkosten für Ihre Bestandsmitarbeiter und den Ziel-Personalkosten kann das Personalcontrolling in den PeoplePLAN-Cockpits personelle Maßnahmen zielgerichtet einsteuern. Die Verfügbarkeit sämtlicher Ist-Daten, intuativer Usability, sowie automatische Berechnungen (z.B. für Sozialversicherungsbeiträge) ermöglichen durch die Software für Finanzplanung eine hohe Effizienz, Schnelligkeit und Genauigkeit. Und durch die Integration der strategisch fundierten und aus der Finanzplanung abgeleiteten Ziel-Personalkosten ist für jeden Planer transparent, welche Ziel-Personalkosten für seinen Bereich vorgesehen sind. Damit wird eine durchgängige Integration – von den strategischen Unternehmenszielen bis hin zu den operativen Personalmaßnahmen – geschaffen! Dies erleichtert die Budgetplanung ducheine effektive, effiziente, schnelle und genaue Personalkostenplanung.
Bestand & Kosten in Sekunden hochrechnen
Maßnahmen, wie z.B. Kurzarbeit durchführen
Mehrere Szenarien im integrierten Reporting vergleichen
Automatische Integration in die Finanzplanung
Nachdem die Planer die Personalmaßnahmen in den PeoplePLAN-Personalkostencockpits geplant haben, werden die Planwerte der Personalkosten automatisch in Ihre Unternehmensplanung integriert. Hier werden sie den Zielwerten der Personalkosten je Bereich gegenübergestellt und können nach einem Wirtschaftlichkeits- und Umsetzbarkeitscheck in Ihre Controlling-Systeme integriert werden.
Noch besser steuern: Rollierende Planung auf Knopfdruck
Das KPI-PCM-Framework© in der SAC und PeoplePLAN ermöglicht Ihnen zudem mit geringem Aufwand Ihre Personalkosten nicht nur ein- oder zweimal im Jahr zu planen, sondern rollierend zu steuern! Durch die Anbindung sämtlicher Stammdaten lässt sich auf Knopfdruck eine Hochrechnung Ihrer Personalkosten erstellen. In einem Management-Cockpit sehen Sie live, ob Sie auf dem Weg sind Ihre Ziel-Personalkosten zu erreichen oder ob Anpassungen der geplanten Personalmaßnahmen notwendig sind. Insbesondere bei Veränderungen Ihrer grundlegenden Erfolgsgröße (z.B. Umsatzerlöse) können Sie auf Knopfdruck exakt ermitteln, wie Sie Ihre Personalkosten und Mitarbeiterkapazitäten anpassen müssen, um auf die Veränderung angemessen zu reagieren. Zudem unterstützt Sie PeoplePLAN bei der Szenarienplanung, wordurch Sie verschiedene Annahmen und die zugehörigen Maßnahmen miteinander vergleichen können.
Nutzen und Potenzial des KPI-PCM-Frameworks©
Durch den Einsatz des KPI-PCM-Frameworks© lassen sich alle Schlüsselparameter einer erfolgreichen Unternehmensplanung/-steuerung deutlich optimieren. Dazu zählen:
- Effektivität (die Richtigen Maßnahmen planen und durchführen)
- Schnelligkeit (Planung und Steuerung in kurzer Zeit erstellen/durchführen)
- Genauigkeit (Spezifische Maßnahmen planen und exakt quantifizieren)
- Effizienz (Planung und Steuerung mit möglichst geringem Ressourceneinsatz)
Im Rahmen einer Validierung bei einem Referenzunternehmen wurden die Optimierungen, die durch den Einsatz des KPI-PCM-Frameworks© erzielt werden konnten, klar messbar und transparent. In puncto Effektivität lässt sich durch den Einsatz des KPI-PCM-Frameworks© eine Steigerung der Profitabilität realisieren, da durch klare Zielvorgaben für die Personalkosten im Rahmen einer definierten Personalrentabilität beispielsweise keine Stellen zur falschen Zeit oder am falschen Ort geschaffen werden und Gehaltsanpassungen bei Bestandsmitarbeitern klare Leitplanken gesetzt sind.
Zudem konnte die Unternehmensplanung beim Referenzunternehmen um rund 66% schneller und mit 72% weniger Ressourcenaufwand durchgeführt werden, da manuelle Aufwände weitestgehend automatisiert wurden und durch klare, transparente und strategisch abgeleitete Zielvorgaben weniger Abstimmungsaufwand zwischen strategischen und operativen Hierarchieebenen entsteht.
Auch kann inzwischen ein Ad-hoc-Management der Personalkosten initiiert und innerhalb einer Woche durchgeführt werden, wenn das Unternehmen auf externe Schocks, wie z.B. zu Beginn der Corona-Pandemie, reagieren muss. Somit wird die Resilienz deutlich gestärkt. Da im Rahmen des KPI-PCM-Frameworks© die operativen Planungsebenen direkt an der Erstellung des Plans beteiligt sind, lässt sich zudem ein hohes Commitment zu den Unternehmenszahlen beobachten.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das KPI-PCM-Framework © in Verbindung mit der SAP Analytics Cloud und PeoplePLAN einen innovativen Ansatz darstellt, der eine effektive, schnelle, genaue und effiziente Personalkostenplanung und -steuerung ermöglicht und Unternehmen große Mehrwerte bietet.
Dieser Blogbeitrag basiert auf den Inhalten der Veröffentlichung von Fritz, C./Wendehals, M. (2021): “Innovative Personalkostenplanung & -steuerung”, veröffentlicht im ControllerMagazin 11/2021, http://www.controllermagazin.de
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